「また同じ質問…」をなくす。
システム画面で操作を案内し、
従業員が迷わず使える環境へ。

社員のシステム利用率や習熟度にばらつきがあり、全体の利用レベルを底上げしたいと考えていた。
マニュアルは用意していたものの、システム画面から直接参照できず、読まれないまま問い合わせが発生。時間をかけて作成したマニュアルが十分に活用されていなかった。
また、システムの利用方法を説明するための社員向け説明会を定期的に実施しており、開催・参加の双方に工数がかかっていた。

システム画面上でチュートリアルやツールチップを表示し、入力例や注意事項をその場で案内できる環境を構築。マニュアルへの導線も設置したことで、社員が必要な情報へアクセスしやすくなった。
その結果、システム説明会1回あたりの時間を約1時間から30分へ短縮。また、マニュアル閲覧数が2か月で100件以上となり、これまで活用されていなかったマニュアルの利用が進んだ。

導入時はコンテンツ作成代行サービスを活用し、ガイドやツールチップの作成・更新を実施。情報システム部門がコンテンツ制作に多くの工数をかけることなく、各部門からの要望を反映しながら継続的な運用・改善を行える体制を構築した。

社内システムの数が増える中、新機能の追加や仕様変更が従業員へ十分に浸透せず、システムを効果的に活用できていなかった。
また、中途採用や派遣社員の増加に伴い、教育コストや担当者による個別指導の負担が課題となっていた。チャットボットも導入していたが、自己解決には限界があり、定型的な問い合わせが継続して発生していた。

会計システム内の操作に迷いやすい箇所へツールチップを設置し、入力方法や注意事項を画面上で案内。マニュアルへ直接アクセスできる導線も整備したことで、必要な情報へその場でたどり着ける環境を構築した。
その結果、会計システムに関する定型的な問い合わせは月約250件から約90％削減。ツールチップは約300件を運用し、利用頻度の高いものは75,900回以上表示されるなど、従業員の自己解決を支援している。

ガイドやツールチップの作成にはコンテンツ作成代行サービスを活用。運用リソースを新たに確保することなく導入・改善を進められたことに加え、新システム導入や組織変更時にも、短期間で必要なコンテンツを整備できる体制を実現した。